Tämä on TOTAL KOULUTUSPALVELUIDEN henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 25.05.2018. Viimeisin muutos 18.07.2018.
TOTAL KOULUTUSPALVELUT
Askonkatu 13 A
15100 Lahti
Sähköposti: koulutus@totalsec.fi
Koulutuskoordinaattorit.
Sähköposti: koulutus@totalsec.fi
Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– julkisen tehtävän hoitaminen (mihin perustuu), tai
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito sekä markkinointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla: yritys/organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Koulutuksista ilmoittautumisista tallennetaan ilmoittautujan henkilö- sekä osoitetiedot. Tietoja säilytetään palveluntoimittajamme (DevNet) ERP:ssä. Sähköposti-ilmoituksissa ei käsitellä lainkaan arkaluonteisia henkilötietoja.
Rekisteriin mahdollisesti tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Verkkosivuston kautta koulutuksiin ilmoittautumisista lähtee sähköposti-ilmoitus sivuston ylläpitäjälle, joka syöttää datan eteenpäin ERP-toiminnanohjausjärjestelmään (katso kohta 8). www.totalkoulutus.fi-sivustoon tallentuu lähetetyistä tiedoista myös pienoinen kooste, josta kuitenkin on poistettu arkaluontainen data kuten henkilötunnus. Mm. nimi ja sähköpostiosoite tallennetaan sivuston tietokantaan sen takia, jos sähköpostin lähettäminen ylläpitäjälle epäonnistuu, voimme silti olla yhteydessä ilmoittajaan.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen.
Koulutuksiin ilmoittautumiset (henkilö- ja osoitetiedot) poistetaan tämän verkkosivuston tietokannasta sekä ERP:stä sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja ei koskaan luovuteta eri tahoille.
Ainoana poikkeuksena on toiminnanohjausjärjestelmä, johon lähetämme henkilötiedot koulutusten ilmoittautumisista tietoturvallisesti. DevNet Oy ylläpitää ja toimittaa TotalSec Oy:n käyttöön järjestelmän jonka avulla rekisterinpitäjä ylläpitää pätevyskoulutuksien henkilöstörekisteriä. Järjestelmäntoimittajan tietosuojaraportti on nähtävillä pääkonttorillamme.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti (Osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Sivusto käyttää avuksi erinäisiä elementtejä, jotta toiminta voidaan vahvistaa. Alla lista käytetyistä lisäosista tai elementeistä:
GOOGLE ANALYTICS: Sivuston seurantaan käytämme Google Analytics -palvelua. Seurannan tarkoituksena on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä.
GOOGLE MAPS: Sivustollamme on käytössä Google Mapsin karttapalvelu, joka tallentaa evästeitä.
GOOGLE FONT API: Sivusto hakee käytettävän fontin suoraan Googlen palvelimilta.
YOAST: Sivuston hakukoneoptimoinnissa käytämme hyväksi Yoast-lisäosaa.
DEVNET-API: Haemme DevNet Oy:n järjestelmästä tulevien koulutusten tiedot ja näytämme ne verkkosivustolla. API:n avulla saamme pidettyä verkkosivustolla aina ajan tasalla olevat koulutukset.
WORDPRESS: Sivusto on rakennettu WordPress-julkaisujärjestelmän alle.
Muita sivuston käyttämiä lisäosia tai elementtejä ovat: Sanoma, Font Awesome, AppNexus, jQuery, embed JS, Comodo, Bootstrap, Twitter Emoji (Twemoji). Käytössä on mahdollisesti myös muita verkkosivuston tekniseen toteutukseen tarvittavia kirjastoja, koodeja tai elementtejä, joiden ei kuitenkaan pitäisi kerätä minkäänlaista tietoa kävijästä missään olosuhteessa.
Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle silloin kun joku vierailee sivustolla. Evästeet eivät sisällä minkäänlaisia henkilötietoja eikä niiden avulla voida esimerkiksi suorittaa ohjelmia.
Käytämme evästeitä moniin käyttötarkoituksiin, jotka liittyvät sivuston toimivuuteen, analysointiin ja markkinointiin. Evästeet keräävät mahdollisesti myös tietoja esimerkiksi käyttäjien kiinnostuksista, joiden avulla kykenemme kohdentamaan viestintäämme sisällöistämme kiinnostuneelle yleisölle.
Aiemmin mainitut lisäosat ja ulkoiset elementit tallentavat koneelle evästeitä, jotta ne toimisivat toivotun tavan mukaisesti.
Lisätietoja Googlen (Analytics, Maps) evästekäytännöistä löytyy tämän linkin takaa: https://policies.google.com/technologies/cookies
Sivusto hyödyntää JavaScript-kirjastoja jotka keräävät mahdollisesti evästeiden avulla pääasiassa teknistä tietoa, jotta verkkosivu toimisi sulavammin.
Lisätietoja evästeistä löytyy tämän linkin takaa: https://www.viestintavirasto.fi/kyberturvallisuus/tietoturvaohjeet/palveluidenturvallinenkaytto/evasteet.html. Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomaa kuitenkin, että estämällä evästeiden käytön saatat estää myös joidenkin sivuston toimintojen käyttämisen. Evästeitä käytetään ainoastaan niissä tarkoituksissa (Helpottaa palvelun käyttöä) joihin ei tarvitse pyytää käyttäjän suostumusta.
Emme suosittele tätä, mutta mikäli haluat estää evästeet, muuta selaimesi evästeasetuksia. Evästeiden kieltäminen saattaa heikentää käyttökokemusta, eikä kaikki verkkosivuston toiminnot välttämättä enää toimi lainkaan.
